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"김대리, 추석 선물로 전 직원에게 상품권 지급할 거니까 품의서 올리고, 구매해서 지급까지 처리해요." 상사의 갑작스러운 지시, 머릿속이 하얘지시나요? 품의서는 어떻게 쓰고, 지출결의서의 '계정과목'은 뭘로 해야 하는지, 세금 문제는 없는 건지. 누구에게 물어보기도 애매한 이 모든 과정을 이 글 하나로 완벽하게 끝내 드리겠습니다. 결재 서류 때문에 더 이상 스트레스받지 마세요. 그냥 보고 따라만 하면 되는 작성법을 지금부터 공개합니다.
상품권 품의서 작성법 (결재를 부르는 핵심 포인트)
품의서는 '회사 돈을 이런 목적으로 사용하려고 하니, 허락해 주십시오'라고 공식적으로 요청하는 문서입니다. 따라서 결재자가 궁금해할 만한 내용을 미리, 명확하게 담아내는 것이 핵심입니다. 즉, '왜(Why)', '무엇을(What)', '얼마나(How much)'를 명확히 보여줘야 합니다.
아래는 상품권 구매 품의서에 반드시 포함되어야 할 필수 항목입니다. 이 순서대로 작성하면 반려당할 확률이 제로에 가까워집니다.
- 제목: 누가 봐도 내용을 알 수 있도록 구체적으로 작성합니다.
- (나쁜 예) 상품권 구매 건
- (좋은 예) 2025년 추석 명절 임직원 격려를 위한 상품권 구매 품의
- 소속 및 작성자: 기본 중의 기본입니다.
- 구매 목적 및 사유: 품의서의 심장과도 같은 부분입니다. 최대한 상세하고 설득력 있게 작성해야 합니다.
- 예시) 다가오는 민족 대명절 추석을 맞이하여, 회사 발전에 기여하고 있는 임직원들의 노고에 감사하고 사기를 진작시키고자 아래와 같이 상품권을 구매하여 지급하고자 합니다.
- 구매 내역 (상세): 표를 활용하여 한눈에 들어오게 정리하는 것이 좋습니다.
- 항목: 신세계 상품권
- 단가: 100,000원
- 수량: 50매
- 총 금액: 5,000,000원
- 소요 예산: 총 금액을 숫자와 한글로 명확히 기재합니다. (예: 총 오백만원정 (₩5,000,000))
- 기대 효과: 거창할 필요는 없습니다. 구매를 통해 회사가 얻을 수 있는 긍정적인 효과를 간략하게 언급합니다.
- 예시) 임직원 애사심 고취 및 만족도 향상, 이를 통한 업무 생산성 증대 효과 기대
이처럼 명확한 근거와 내역을 담아 품의서를 작성하면, 상사는 군더더기 질문 없이 결재 도장을 찍을 수밖에 없습니다. 매번 품의서를 작성할 때마다 양식을 찾아 헤매는 것이 비효율적이라고 생각된다면, 체계적인 업무 프로세스를 도와주는 솔루션을 검토해보는 것도 좋은 방법입니다.
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상품권 구매 지출결의서 작성 가이드 (증빙부터 계정과목까지)
품의서로 예산을 확보했다면, 이제는 실제로 돈을 사용하고 그 결과를 보고하는 '지출결의서'를 작성할 차례입니다. 지출결의서의 핵심은 '정확한 증빙'과 '올바른 계정과목' 이 두 가지입니다.
1. 완벽한 증빙 서류 챙기기
회사 경비는 반드시 적격 증빙이 있어야 합니다. 상품권은 어떻게 구매했느냐에 따라 필요한 증빙이 달라집니다.
- 법인카드로 구매 시: 카드 영수증이 가장 확실한 증빙입니다. 영수증 원본을 지출결의서 뒤에 깔끔하게 붙여서 제출하면 됩니다.
- 계좌이체로 구매 시: 세금계산서 또는 지출증빙용 현금영수증을 반드시 받아야 합니다. 여기서 중요한 점은, 상품권 자체는 유가증권이라 부가세가 면세되므로 '세금계산서'가 아닌 '(면세)계산서'를 발급받게 됩니다. 법인이라면 지출증빙용 현금영수증을 받는 것이 가장 깔끔합니다.
2. 가장 헷갈리는 '계정과목' 완벽 정리
지출결의서에서 신입사원들이 가장 많이 하는 실수가 바로 계정과목 선택입니다. 상품권은 누구에게, 왜 주느냐에 따라 계정과목이 명확하게 달라지며, 이는 회사의 세금과 직결되므로 매우 중요합니다.
- 복리후생비: 우리 회사 직원에게 명절, 창립기념일, 생일 선물 등으로 지급할 때 사용합니다.
- 접대비: 외부 거래처 직원에게 명절 선물이나 영업상의 이유로 지급할 때 사용합니다. 접대비는 세법상 한도가 정해져 있어 관리가 중요합니다.
- 판매촉진비 또는 광고선전비: 불특정 다수의 고객에게 이벤트 경품이나 사은품으로 지급할 때 사용합니다.
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예를 들어, 추석 선물로 직원에게 지급했다면 '복리후생비'로, 중요한 클라이언트에게 보냈다면 '접대비'로 처리해야 합니다. 이 구분을 잘못하면 향후 세무조사 시 문제가 될 수 있으니 반드시 용도에 맞게 선택해야 합니다.
상품권 지급 관리대장 작성 및 세무 처리 팁 (놓치면 세금 폭탄)
상품권을 구매하고 지출결의서까지 올렸다고 해서 끝이 아닙니다. 마지막 관문은 바로 '누구에게 전달했는지'를 기록으로 남기는 '상품권 지급 관리대장' 작성입니다.
왜 지급 관리대장이 필수일까요?
세무서 입장에서 상품권은 현금과 같아서, 회삿돈으로 상품권을 사서 대표이사가 개인적으로 사용했는지(횡령), 아니면 정말 업무 목적으로 사용했는지를 증명해야 하기 때문입니다. 이 증명의 역할을 하는 것이 바로 지급 관리대장입니다. 만약 이 기록이 없다면, 해당 비용을 업무와 무관한 지출로 보아 비용으로 인정해주지 않고 세금을 추징할 수 있습니다.
지급 관리대장에는 아래 내용이 반드시 포함되어야 합니다.
- 지급일자: 상품권을 전달한 날짜
- 수령인 소속 및 성명: 상품권을 받은 사람의 부서와 이름
- 지급 목적: (예: 추석 명절 선물, 영업활동 증진 등)
- 상품권 종류 및 금액: (예: 신세계 상품권 10만원권)
- 수령 확인 서명: 가장 중요! 반드시 본인의 자필 서명을 받아야 합니다.
마지막으로, 세무 처리 꿀팁!
원칙적으로 회사에서 직원에게 지급하는 상품권은 '근로소득'에 포함되어 소득세를 내야 합니다. 다만, 사회 통념상 타당하다고 인정되는 범위 내의 명절 선물(보통 10만원 내외)은 과세하지 않는 경우가 많습니다. 하지만 거래처에 지급하는 접대비성 상품권이나 고객 경품으로 지급하는 상품권은 금액에 따라 원천징수 의무가 발생할 수 있으므로, 고액의 상품권을 다룰 때는 반드시 세무 전문가와 상의하는 것이 안전합니다.
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